Das Thema der Altersvorsorge und des Wissensmanagements in Unternehmen wird immer drängender, vor allem wenn man bedenkt, dass viele erfahrene Mitarbeiter bald in den Ruhestand gehen. Ein Beispiel ist Kärcher, der renommierte Hersteller von Reinigungsgeräten. Hier beobachten jüngere Kollegen die älteren, stellen Fragen und versuchen, das wertvolle Erfahrungswissen zu sichern. Das macht auch Sinn, denn im Maschinenbau wird bis 2033 etwa ein Viertel der Belegschaft das Rentenalter erreichen. Diese Situation betrifft viele Branchen, denn laut dem Statistischen Bundesamt werden bis 2030 etwa 13,3 Millionen Erwerbspersonen das gesetzliche Renteneintrittsalter von 67 Jahren erreichen – eine massive Lücke, die es zu schließen gilt.

Der bevorstehende Verlust an „implizitem Wissen“ – das sind all die nicht dokumentierten Kenntnisse, Routinen, Kundenbeziehungen und praktische Erfahrungen – kann erhebliche Folgen haben. Sinkende Produktivität und längere Bearbeitungszeiten sind nur einige der möglichen Konsequenzen. Kärcher hat reagiert und ein cleveres Tandem-Modell entwickelt, bei dem erfahrene Mitarbeiter ihre Nachfolger über einen längeren Zeitraum begleiten. So wird gezielt ermittelt, welches Wissen für die tägliche Arbeit besonders wichtig ist, und der Wissenstransfer sollte, so die Expertenmeinung, kontinuierlich erfolgen. Schließlich ist es nicht nur entscheidend, was die Mitarbeiter wissen, sondern auch, wie dieses Wissen weitergegeben wird.

Wissen effizient managen

Der erste Schritt, um relevantes Wissen zu sichern, besteht darin, es zu identifizieren. Oft wissen Mitarbeiter nicht einmal, welche Kenntnisse sie haben, da sie bestimmte Vorgehensweisen als selbstverständlich ansehen. Hier kommt die Critical-Incident-Methode ins Spiel: Sie nutzt reale Extremszenarien, wie den Ausfall einer Produktionslinie, um Mitarbeiter zu ermutigen, ihre Lösungsansätze zu erläutern. Aber das reicht nicht – das gewonnene Wissen muss auch dokumentiert werden. Kärcher hat dafür das „Gemini Notebook“ eingeführt, in dem erfahrene Mitarbeiter ihre relevanten Inhalte speichern können. Ob schriftliche Beiträge, hochgeladene Dokumente oder Sprachaufnahmen – die Mitarbeiter entscheiden selbst, wie sie ihr Wissen weitergeben wollen.

Ein anderer Ansatz ist die Kodifizierung in Wissensdatenbanken. Doch Vorsicht! Diese können schnell unübersichtlich werden, und veraltete Informationen sind eine ständige Gefahr. Unternehmen müssen daher klare Verantwortlichkeiten und Zeitpunkte für die Überprüfung und Aktualisierung der Daten festlegen. Das IT-Unternehmen Empolis hat beispielsweise eine Wissensmanagement-Software entwickelt, die unter anderem von Viega, einem Hersteller in der Sanitär- und Heizungstechnik, genutzt wird. Ihr Wissensportal beantwortet praktische Fragen und hat die Anzahl der Anfragen an interne Fachleute deutlich gesenkt. So bleibt mehr Zeit für Kundenakquise und die Entwicklung neuer Dienstleistungen.

Die Rolle von KI im Wissensmanagement

Künstliche Intelligenz kann die Katalogisierung und Suche nach Wissen enorm erleichtern. Das Start-up Wingmaite bietet eine Software an, die strukturierte Gespräche mit erfahrenen Mitarbeitern führt, deren Erfahrungen sammelt und die Fragen jüngerer Mitarbeiter beantwortet. Kärcher hat sogar Pläne, das Notebook-System zu einem digitalen Zwilling ausscheidender Mitarbeiter auszubauen, der konkrete Fragen beantworten kann. Michael Müller, Professor für angewandte künstliche Intelligenz, hebt hervor, dass KI die Wissenssicherung skalierbarer machen kann, gleichzeitig aber auch sorgfältig überwacht werden muss, um Missbrauch zu vermeiden.

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Bei all diesen Maßnahmen gibt es auch psychologische Aspekte zu beachten. Mitarbeiter könnten sich durch die Weitergabe ihres Spezialwissens aufgewertet oder ersetzt fühlen. Wer darf auf die Informationen zugreifen? Vertrauen die Mitarbeiter ihrem Nachfolger oder sogar einer KI? Bei Kärcher ist man allerdings stolz auf das Unternehmen, und die Mitarbeiter teilen ihr Wissen gerne. Das ist nicht überall so. Manche betrachten Wissen als Macht und ziehen es vor, es für sich zu behalten. Das kann zu einer gefährlichen Abhängigkeit führen.

Kulturelle Veränderungen für nachhaltigen Erfolg

Um dem demografischen Wandel erfolgreich zu begegnen, müssen Unternehmen Wissensmanagement strategisch verankern. Dazu gehören nicht nur die passenden digitalen Technologien, sondern auch eine Unternehmenskultur, die kontinuierliches Lernen und Wissensaustausch aktiv unterstützt. Lebenslanges Lernen sollte fest in der Organisation verankert werden, inklusive flexibler Weiterbildungsangebote und einer offenen Fehler- und Feedbackkultur. Mentoring- und Übergabeprogramme sind ebenfalls entscheidend, um den persönlichen Austausch zwischen erfahrenen und neuen Mitarbeitern zu fördern.

In diesem Zusammenhang sind auch digitale Werkzeuge von enormer Bedeutung. Sie können die Erfassung, Organisation und Verteilung von Wissen effizienter gestalten. KI kann hier semantische Suchfunktionen und adaptive Lernsysteme bereitstellen, die sich an den individuellen Bedürfnissen der Mitarbeiter orientieren. Doch ohne die richtige Kultur und die Bereitschaft zur Veränderung werden selbst die besten Technologien nicht den gewünschten Effekt erzielen.

Am Ende des Tages ist es eine Mischung aus Struktur, Technologie und Kultur, die den Unterschied ausmacht. Unternehmen, die in Wissensmanagement investieren, stärken nicht nur ihre Innovationsfähigkeit, sondern auch ihre organisationale Resilienz. In einer Zeit, in der Wissen eine der wertvollsten Ressourcen ist, ist das ein Schritt in die richtige Richtung.